Elke feestzaal heeft haar specifieke charme

Freddy Michiels
Vergader-, Educatie & Seminariefaciliteiten
Elke feestzaal heeft haar specifieke charme

De keuze van een vergaderlocatie wordt bepaald door het soort van bijeenkomst en het soort faciliteiten dat u de bezoekers wil aanbieden. Soms is het nuttig dat een locatie gekozen wordt waar alles voorhanden is, waar alles in één pakket aangeboden kan worden (feestzalen in hotels b.v.), soms is het belangrijk dat geopteerd wordt voor een meer originele invalshoek waar u de vrije hand hebt om deze locatie naar uw wensen aan te passen.

Met welke elementen moet u rekening houden bij de keuze van een feestzaal? Belangrijk om weten: hoeveel bezoekers verwacht u of wenst u te ontvangen? Zo sluit u reeds een groot deel van de mogelijke locaties uit. In de tweede plaats moet u denken aan de infrastructuur die u nodig hebt. In sommige gevallen kunt u kiezen voor een totaalpakket zoals dat door professionele feestzalen en hotels aangeboden wordt. Alle mogelijkheden van geluid, licht, catering, decoratie zijn daar in principe “standaard” aanwezig. Een hotel biedt bovendien het voordeel dat laatblijvers ter plaatse voordelig kunnen overnachten.

Bereikbaarheid blijft een troef

Elementen waarmee u zeker ook rekening dient te houden, zijn: parkeergelegenheid, bereikbaarheid (ligging), geboden service, veiligheid, uitstraling, inkomhall, grootte en uitzicht van de zaal, decoratiemogelijkheden, aanwezigheid van podium, geluidsinstallatie, vergaderinfrastructuur (telefoon, fax, internet, flipshart, overheadprojectie, beamer, video, bandopnemer) en vanzelfsprekend de specifieke horecaservice, m.a.w. vriendelijkheid en soepelheid van bediening en kwaliteit van eten en drinken. Dan pas kan u een eerlijk oordeel vellen over het prijsvoorstel.

De meeste locaties hebben tarieven die aanpasbaar zijn aan uw wensen. Voor de beoordeling van de verschillende aanbiedingen is het belangrijk dat met alle elementen rekening gehouden wordt. Een gratis feestzaal is niet noodzakelijk de goedkoopste oplossing indien u – bijvoorbeeld – verplicht zou worden gebruik te maken van de eerder middelmatige cateringservice van deze zaaleigenaar. U mag best streng zijn in uw beoordeling want het aanbod hotels, feestzalen, culturele centra, gelegenheidslocaties enzo- voorts, is vandaag zo groot dat er duidelijk voor elke prijs- en kwaliteitscategorie een voldoende ruime voorraad is.

Zet de voor- en nadelen van elk aanbod op een rij. Kijk goed na wat u precies voor de u voorgestelde prijs kunt krijgen en maak pas dan een begroting op. Hou er vooral ook rekening mee dat in de prijs van sommige feestzalen vele “extras” inbegrepen kunnen zijn die u anders en elders afzonderlijk zou moeten betalen. Wees niet schuw van nieuwe zaaluitbaters. Zij doen meestal nog meer inspanningen om een plaatsje op de markt te veroveren.

Toemaatje - Tenslotte nog dit: indien u een regelmatig terugkerende organisatie hebt, tracht dan zoveel mogelijk steeds naar dezelfde locatie terug te keren, zodat het publiek automatisch de weg naar uw organisatie vindt. Zoals de leuze zegt: never change a winning team.

Webdesign Desk02