Laat u omringen door specialisten

Redactie
Vergader-, Educatie & Seminariefaciliteiten

Wegens het stijgend professionalisme in de evenementenwereld, moeten organisatoren alsmaar meer tijd besteden aan de voorbereiding van hun manifestatie. Meestal wordt hierbij beroep gedaan op professionele organisatiebureaus die een deel van de verantwoordelijkheid van de organisatie overnemen of door reclamebureaus die een evenement inzake promotie, public relations en publiciteit begeleiden.

Wie een stevig evenement wil uitwerken, steekt enorm veel tijd in de voorbereiding. Voornamelijk het conceptuele van een organisatie vraagt veel tijd en inzicht. Daarom doen hoe langer hoe meer professionele organisatoren beroep op externe medewerkers die een deel van de verantwoordelijkheid en van de uitvoering op zich nemen.

Op het vlak van de huisstijl, de drukwerken, de relaties met de pers of andere communicatietaken wordt vaak een reclamebureau ingeschakeld. Een reclamebureau heeft het voordeel dat het een perfecte media- en communicatiestructuur heeft die snel informatie verspreiden mogelijk maakt.

Een organisatiebureau houdt zich dan weer met meer organisatorische taken bezig. Bijvoorbeeld het coördineren van de verschillende taken zodat de planning gerespecteerd kan worden en alles op wieltjes verloopt.

Het is niet omdat men als organisator een deel van de taken door derden laat uitvoeren dat men minder zicht zou hebben op de organisatie. Het tegendeel is waar. Wie de hulp en begeleiding van derden inroept moet een beter zicht op het organisatorische verloop krijgen. Daarom is het verstandig om gespecialiseerde organisatoren in te huren als feestarchitecten. Met hen kan  een duidelijke taakverdeling afgesproken worden.

Expertise inhuren brengt altijd op

De meeste organisatoren weten zeer goed wat ze willen en hoe ze hun evenement moeten kneden opdat het aantrekkelijk zou zijn voor de bezoekers of de eregasten. Soms heeft men evenwel zoveel om de oren dat het niet volstaat beroep te doen op de eigen vrije tijd en op het vrijwilligerswerk. In dat geval maakt men beter afspraken met professionele organisatoren die een reeks opdrachten onder uw controle uitvoeren. Zo kan men bijvoorbeeld afspreken dat een reclame- of organisatiebureau volgende taken op zich zou nemen:

-aanvraag van vergunningen,

-afspraken met politie, brandweer en andere overheidsdiensten

-begeleiding van het drukwerk

-controle van de planning

-opstellen van een checklist met de taakverdelingen

-rapportering

-contacten met de pers

-opstellen van een draaiboek

Ook voor wat betreft het ontwerpen van feestconcepten kan men professionele reclame- en organisatiebureaus inschakelen.  Het welslagen van een organisatie ligt vaak in de manier waarop de kleinste details verzorgd worden. Dit zijn dan meestal onderdelen, waaraan een onervaren gelegenheidsorganisator niet denkt. Daarom raden wij elke organisator aan in de eerste plaats zoveel mogelijk andere organisaties te bezoeken. Het zal dan wel snel duidelijk zijn welke de onderdelen zijn waar meer aandacht zou er aan geschonken worden.

Webdesign Desk02