Tips voor efficiënt vergaderen

Redactie
Vergader-, Educatie & Seminariefaciliteiten

Vergader alleen als het nodig is

Vergaderen heeft tot doel alle betrokkenen gemotiveerd te betrekken bij een nieuwe invoering, een evaluatie of een bevraging. Vergaderen is alleen belangrijk wanneer het zorgt voor een aangenamere werksfeer, een beter begrip van de materie, een doeltreffender werkverdeling. Vergaderen om te vergaderen is uit den boze. Vergader alleen als het nodig is, als het nuttig is en door niemand als tijdverlies beschouwd kan worden. Alles wat zonder vergaderen even efficiënt kan verlopen, moet zonder vergaderen geregeld worden. Kijk uit naar alternatieven. Sedert de uitvinding van het internet en de sociale media kunnen vele vergaderingen vermeden worden door de snelle manier van communicatie die vandaag mogelijk is.

Maak een vergadering boeiend

Wie het initiatief neemt tot een vergadering heeft als verantwoordelijkheid dat hij er moet voor zorgen dat een vergadering ook boeiend en nuttig is. Een goede voorbereiding werkt dit alvast in de hand. Je moet hoe dan ook trachten te voorkomen dat vergaderen een sleur wordt. Zoek middelen om de aanwezigen zo actief mogelijk bij de vergadering te betrekken. Dat kan gebeuren door vragen te stellen, door interactie te creëren, door een gastspreker te introduceren. Een vergadering is – in dit opzicht – pas geslaagd wanneer iedereen op het einde zegt dat de tijd voorbijgevlogen is. Zorg er ook voor dat mensen niet altijd dezelfde plaats in beslag nemen tijdens meerdere vergaderingen.

Respecteer de timing

Zorg ervoor dat de vergadering volgens een strakke planning verloopt. Hou de klok in de gaten en zorg ervoor dat alle punten aan de orde komen. Verlaat geen agendapunt zonder tot een conclusie te komen. De conclusie kan natuurlijk ook zijn dat dit punt nog verder uitgediept moet worden en tijdens een volgende vergadering opnieuw op de dagorde moet komen, maar geef duidelijk aan waarom. Begin altijd op tijd en eindig ook op het voorziene uur. Zo brengt u de agenda van de aanwezigen niet in gevaar. Telaatkomers hebben geen voorrang op personen die wel op tijd waren.

Las een pauze in

Laat een vergadering nooit "eindeloos" duren want dit werkt vermoeidheid en een gebrek aan interesse in de hand. Onderbreek een vergadering af en toe. Eventueel voor een sanitaire stop, voor een drinkpauze, om de benen te strekken, om elders ene sigaret te roken. Geef dergelijke onderbrekingen maximaal een tijd van 15 minuten. Wanneer je de vergadering dan herneemt zal je merken dat de aandacht aanzienlijk versterkt is.

Geef oplossingen

Een vergadering mag dienen om problemen aan te kaarten of in beeld te brengen. Het uiteindelijke doel moet evenwel zijn om tijdens de vergadering(en) oplossingen voor deze problemen te vinden. Sta toe dat er een dialoog ontstaat onder de deelnemers. Men noemt dit luidop nadenken. Vaak zijn losse bedenkingen erg vruchtbaar en leiden ze tot oplossingen waaraan men niet gedacht zou hebben moest er geen dialoog rond het onderwerp uitgelokt geweest zijn. Leer luisteren Het doel van een vergadering is niet dat iedereen naar één spreker luistert. Het doel moet zijn dat iedereen aan bod komt als spreker, ofwel om zijn expertise kenbaar te maken, ofwel om vragen te stellen, ofwel om de groep uit te nodigen meer betrokken te zijn. Stel vragen aan de aanwezigen, wees nieuwsgierig om de antwoorden te kennen. Leer luisteren. Door te luisteren toon je respect voor de anderen en verneem je wat er in de groep leeft.

Webdesign Desk02