De waardering van het personeel is altijd groter wanneer een feest buiten het eigen bedrijf gehouden wordt

Freddy Michiels
Vergader-, Educatie & Seminariefaciliteiten
Luc Allaerts
Marc Tuyens
Els Van Royen
Nicolas Boehlen
Veerle De Bie
Jan Simons
Johnny Crijns
Philip De Prest

Communicatie is de belangrijkste manier om alle neuzen in dezelfde richting te brengen in het bedrijfsleven. Alle vormen van vergaderingen hebben hetzelfde doel: duidelijk communiceren en afspraken maken. Het speelt geen rol of het nu om de voorstelling van een nieuw product of een nieuwe dienst gaat binnen het eigen bedrijf of ten behoeve van de klanten. Geen enkel bedrijf mag en kan het belang van efficiënte communicatie onderschatten. De moderne, sociale media mogen nog zo’n troef zijn, mogen nog zoveel tijdwinst meebrengen, er gaat nog altijd niets boven het persoonlijk contact om onderwerpen, thema’s, vernieuwingen of wat dan ook te bespreken.

Uit onderzoek is gebleken dat vergadering in externe locaties doeltreffender en meer inspirerend werken dan bijeenkomsten in het eigen bedrijf.  In het bedrijf zelf is de omgeving gekend en bestaat de kans dat men teveel afgeleid wordt door de dagelijkse beslommeringen van telefoon, fax, internet of onderbrekingen door vragen van de medewerkers.

Ons land telt een aanzienlijk aanbod van aantrekkelijke vergaderlocaties. En er komen er nog altijd regelmatig bij. Voor een duidelijke stand van zaken nodigden we enkele eigenaars van aantrekkelijke locaties uit op een ontbijtvergadering in de lokalen van Unizo. De diensten van San Marco Village zorgden voor een onberispelijk ontbijt.

Waren aanwezig op deze ontbijtvergadering:

  • Luc Allaerts (ALM Vergadercentrum)
  • Nicolas Boehlen (Hof ter Delft)
  • Johnny Crijns (San Marco Village)
  • Veerle De Bie (KMDA/Zalen van de Zoo en Planckendael)
  • Philip De Prest (V-Zit/Festina Lente)
  • Jan Simons (Lamot Congres- en Erfgoedcentrum)
  • Marc Tuyens (Het Rekreatief)
  • Els Van Royen (Horta & Spiegelzaal Paleis op de Meir)

De bedoeling van de panelbijeenkomst was voornamelijk om na te kijken op welke manier het bedrijfsleven zo doeltreffend mogelijk gebruik kan maken van de infrastructuur die de verschillende locaties te bieden hebben.

VRAAG 1

Hoe zit het met de reservaties bij de panelleden? Heeft u ook de indruk dat de crisis die we in 2009 gekend hebben, voor het grootste deel achter de rug is?

Veerle De Bie: Wij hebben in 2009 de crisis licht gevoeld, maar in 2010 is daar al minder van te merken. In het najaar van dit jaar hebben we zelfs onze cijfers verdubbeld.

Els Van Royen: Wij hebben in 2009 toch 10 procent minder gedaan maar zitten nu opnieuw op het niveau van 2008.

Luc Allaerts: Voor ons was 2009 een schitterend jaar. Een aantal belangrijke klanten hebben mogelijkerwijze wel minder boekingen gemaakt, maar dit verlies is volledig gecompenseerd door het binnenhalen van  nieuwe klanten. Aan minder  belangstelling van het bedrijfsleven hebben we in de crisis niets gemerkt, wel in de keuze van de catering. Daar waar  meestal klassieke driegangenlunches inbegrepen waren in het vergaderpakket, vragen klanten in crisistijd  meer een broodjesmaaltijd in plaats van een warme maaltijd.

Jan Simons: Dat is ook onze ervaring. Bedrijven gaan bewuster te werk, hebben zich aangepast aan een nieuwe trend.

Nicolas Boehlen: In 2010 hebben we 20 procent meer bezoekers gehad, maar toch een mindere omzet omdat de klanten soberder omspringen met de catering.

Johnny Crijns: Wij merken dat ook in de manier waarop een manifestatie ingevuld wordt. Vroeger hadden we regelmatig live muziek van groepen of bandjes, nu is dat miniem geworden. De muzikale invulling is helemaal veranderd.

VRAAG 2

Tijdens de vakantie- en zomermaanden heeft het bedrijfsleven minder belangstelling voor feestelijke organisaties om diverse, voor de hand liggende redenen. Hoe overbruggen de panelleden deze periode?

Els Van Royen: We hebben in de zomermaanden inderdaad minder bedrijfsklanten, maar dat wordt dan weer opgevuld door privéfeesten.

Johnny Crijns: In de zomermaanden liggen de bedrijfsfeesten stil bij ons. Om dit op te vullen hebben we een zomerbar geopend aan de boorden van de Schelde in Hemiksem. Dat was een schot in de roos als het zonnig weer was, maar de maand augustus is uitgeregend.  Ook voor onze bowlingactiviteiten is het in de zomer iets minder, zowel in Schelle als St.-Niklaas.

Jan Simons: Ook Lamot zou in een zomerslaap gaan wat bedrijfsevenementen betreft, maar het Lamot Congrescentrum is ook een Erfgoedcenter, en dat geeft ons de gelegenheid om in de zomermaanden tentoonstellingen en andere erfgoedactiviteiten te organiseren.

Veerle De Bie: Wij doen geen externe catering. In de zomermaanden hebben wij bovendien onze handen vol met de catering naar onze dagbezoekers toe, in de horeca-outlets van onze twee dierentuinen. Zowel de Antwerpse Zoo als Planckendael zijn topbestemmingen tijdens de zomermaanden.

VRAAG 3

Wordt door het bedrijfsleven van jullie een grote vorm van inspraak verwacht? Wordt er gebruik gemaakt van jullie expertise in het organiseren van feesten of vergaderingen? Of is jullie inbreng beperkt?

Nicolas Boehlen: Dat is zeer belangrijk. Als iemand zich bij ons aanmeldt zullen wij altijd trachten te achterhalen wat de klant precies wilt en dan zullen wij vanuit onze ervaring hem voorstellen wat wij denken dat voor de klant het meest aangewezen is. Dat is noodzakelijk, want anders werk je misverstanden in de hand.

Els Van Royen: Je weet trouwens snel of ze weten wat ze willen. Er zijn mensen die alles al uitgestippeld hebben en over voldoende ervaring beschikken om alles in handen te nemen. Er zijn er ook die moeten geleid worden.

Johnny Crijns: Een feest of manifestatie is pas geslaagd als alles van A tot Z in orde is. Via onze knowhow en ervaring moeten we klanten vaak beschermen tegen zichzelf.  Zo wordt bijvoorbeeld licht en geluid vaak onderschat. Wie geen ervaring heeft kan moeilijk inschatten wat er precies vereist is. Soms komt men ook met ondermaatse installaties af die ontoereikend zijn voor de zaal. Je moet dit de mensen ook duidelijk maken.

Jan Simons: Een goed evenement is het resultaat van een harmonieuze samenspel tussen de klant en ons. Service verlenen, is een van onze sterkste punten.

Philip De Prest: Alles wat niet specifiek tot ons schip behoort, besteden we uit. We waken er mee over dat alles perfect verloopt. De meeste bedrijven die ons schip afhuren hebben een eigen traiteur. Dat biedt ook voor ons het voordeel dat deze traiteur ook ons schip leert kennen. Met het schip waarmee we vanaf het centrum van Mechelen naar Planckendael varen hebben we dit jaar een meeromzet van 20 procent geboekt. We hebben ook al bbq’s aan boord van dit schip gegeven.

Luc Allaerts: Wij bouwen momenteel volop aan een uitbreiding van ons centrum met een nieuwe eventruimte, waar we in theaterstijl 500 personen kunnen ontvangen. We zijn vorige week aangenaam verrast door de boeking van een eerste huwelijksfeest, niettegenstaande het gebouw zich nog in een ruwbouwfase bevindt. Onze nieuwbouw gaat open op 2 maart 2011.

Marc Tuyens: Je moet kunnen werken op vertrouwensbasis. Wij kunnen maximaal 150 personen voor feestelijkheden ontvangen.  Vooral privéfeesten moeten veel aandacht krijgen want vaak heb je onervaren mensen die een ander begrip over timing hebben dan wij.

VRAAG 4

Welke animaties worden het meest gebruikt op de evenementen die bij jullie plaats hebben?

Johnny Crijns: Het boeken van artiesten gaat sterk achteruit. De prijzen van de artiesten zijn de laatste jaren ook aanzienlijk gestegen. De klanten kiezen meestal voor minder bekende artiesten wiens prijzen nog wel betaalbaar zijn.

Els Van Royen: Bij ons wordt de laatste tijd meer gekozen voor kleinere bands die zorgen voor achtergrondmuziek.

Jan Simons: Wij stellen ook vast dat de grote namen uit het entertainmentcircuit nauwelijks nog gevraagd worden. Meestal wordt vandaag gekozen voor coverbandjes, die nog wel betaalbaar zijn.

Veerle De Bie: Dit heeft wellicht te maken met het feit dat het zwaartepunt vaak niet meer op een spetterende apotheose ligt, maar dat er een welbepaald thema met alle details die erbij horen gekozen wordt, bv. sfeer jaren ’50 met Radio Modern. In Zoo of Planckendael wordt natuurlijk vaak gekozen voor een themarondleiding, een zoekspel voor de kids, … 

Philip De Prest: Het valt ons op dat bedrijfsfeesten de laatste tijd veel minder laat duren dan vroeger. We maken ook mee dat personeelsleden met de autobus gebracht worden en op een bepaald ogenblik met de autobus ook opnieuw opgehaald worden. Muzikale attracties worden bij ons minder gevraagd. Voor bedrijfsfeesten stellen we vast dat meer naar de aanwezigheid van een casino gegrepen wordt bijvoorbeeld.

Johnny Crijns: Wij hebben dit jaar al twee feesten moeten geven met alcoholvrije dranken. De directie van de bedrijven waken veel bewuster over een mogelijk misbruik van alcoholische draken.

VRAAG 5

Wat zijn de stomste vragen die je ooit hebt gekregen van iemand die bij u iets wou organiseren?

Johnny Crijns: Wij hebben in San Marco Village ooit de vraag gekregen of het mogelijk was om het plein onderwater te zetten. Er komen regelmatig vragen die eerder speciaal zijn. Zo hebben we al eens een huwelijksfeest in de stijl van Disney gehad, we hebben ook al eens een huwelijk gehad met een lijkwagen.

Veerle De Bie: Bij ons gingen de “moeilijke vragen” de voorbije maanden meestal over Kai-Mook. Of ze het olifantje mee in het feest konden betrekken bijvoorbeeld of een VIP-bezoek konden organiseren. Maar op heel wat bijzondere vragen bieden wij wel een pasklaar antwoord. Zo kan je binnenkort bijvoorbeeld echt dineren tussen de vissen in ons vernieuwd Aquarium.

VRAAG 6

Wat zijn de voornaamste redenen waarom iemand u uitkiest voor zijn evenement? Wat is de meerwaarde die u uw klanten tracht aan te bieden? Zijn er troeven die u speciaal in de kijker plaatst in de fase van de offerte bijvoorbeeld?

Veerle De Bie: Bij ons is dat natuurlijk het dierenpark, dat is ook uniek, zowel in Antwerpen als in Planckendael. Zo hebben wij bv. veel succes met onze formule “dinner@thezoo”, een maaltijd in een van de zalen, gevolgd door een verlichte avondwandeling in de (dieren)tuin.

Jan Simons: Wat bij ons zeer belangrijk is, dat is de authenticiteit. Niet één zaal is bij ons dezelfde. Vergaderen in een vroegere brouwerij is een unieke ervaring. En het feit dat we ook een erfgoedcentrum zijn, is een absolute troef.

Els Van Royen: De toegevoegde waarde van zowel de Spiegelzaal als Horta Art Nouveau zaal is het historische karakter en de centrale ligging in het hartje van Antwerpen.

Marc Tuyens: Bij ons is dit het kader en onze missie.

Philip De Prest: Bij ons is natuurlijk de boot Festina Lente de attractie. Je kan van de een locatie naar de andere varen. Je kan overal varen als het duidelijk van tevoren afgesproken wordt, de Schelde , de Dijle en som maar op. We verhuren ook fietsen in Antwerpen en Mechelen, maar vanaf volgend jaar gaan we ons nog meer concentreren op groepen, want particulier wordt er veel te veel gestolen.

VRAAG 7

Hoe trouw is cliënteel? Het is bekend dat organisatoren graag uitkijken naar “nieuwe” plaatsen voor hun organisaties. Is dat ook het geval voor seminaries, workshops en congressen? Of houdt men hier makkelijker vast aan een vast adres?Organiseren jullie ook zelf evenementen?

Luc Allaerts: Ons cliënteel is zeer trouw.  Ook na de tijdelijke sluiting, om de verbouwingswerken mogelijk te maken, stellen wij vast dat al onze key accounts de weg naar de Filip Williotstraat gemakkelijk teruggevonden hebben,  dat geeft ons een goed gevoel. Voor de toekomst verwachten we veel van ons nieuw dakterras.

Johnny Crijns: Vooral het cliënteel voor seminaries is zeer trouw. Sommige zaken of organisaties zijn ook maar tijdelijk succesrijk. Zo stellen we vast dat het grote succes voor de after work party’s ondertussen wel achter de rug is. De brunches en de themafeesten daarentegen hebben nog altijd zeer veel succes.

Els Van Royen: Wij hebben zeer veel klanten die terugkeren. Er vinden veel seminaries plaats in Horta hoewel wij hiervoor niet traditioneel zijn uitgerust. De technische faciliteiten worden extern ingehuurd. Wij kunnen de klant hierin bijstaan maar zij hebben ook de vrijheid om met een eigen partner, die ze gewend zijn, te werken.

Jan Simons: De originaliteit is zeer belangrijk. Als klanten goed geholpen worden en hun evenement een succes is, dan komen ze graag terug.

Nicolas Boehlen: Iedere maand organiseren wij brunches in het kasteel van Brasschaat en dat trekt toch makkelijk 300 à 400 personen naar het kasteel. Volgend jaar gaan we de eigen barbecuefeesten niet meer doen.  Koffietafels na een uitvaart zijn ook flink verminderd. In de regio van Brasschaat zijn er ondertussen verschillende uitvaartvilla’s van begrafenisaannemers bijgekomen en die zitten natuurlijk aan de bron.

Luc Allaerts: Wat wel opvallend is, is de voortdurende toename van last minute calls.  Gelukkig is bij ons 75 procent op voorhand geboekt.

VRAAG 8

Wat kunnen we onze lezers nog als goede raad meegeven?

Johnny Crijns: Blijf personeelsfeesten of bijeenkomsten voor teambuilding houden. Het personeel kijkt er naar uit en het werkt een beter rendement zeker in de hand.

Philip De Prest: Ik raad ieder bedrijf aan hun seminarie of workshop niet in het eigen bedrijf te houden maar in een externe locatie. Niet alleen verlopen dergelijke bijeenkomsten aangenamer, het is ook een vorm van respect naar uw werknemers toe. De vergadering verloopt zoveel beter dan in de vertrouwde werkomgeving, want daar is men nooit op dezelfde manier ontspannen.

Nicolas Boehlen: Mensen nemen soms voor de eenvoudigste dingen een gespecialiseerd bureau onder de arm voor iets dat niet nodig is.

Luc Allaerts: Bedrijven moeten durven investeren in hun personeel. Doe af en toe ook eens iets leuks met uw medewerkers. Op lange termijn wordt u dit dubbel en dik terugbetaald..

Marc Tuyens: De waardering van het personeel is altijd groter wanneer een feest extern, dus niet in het eigen bedrijf, gehouden wordt.

Veerle De Bie: Ik raad organisatoren aan om voor kwaliteit te kiezen in plaats van kwantiteit. Kies voor een duidelijk toegevoegde waarde.

Jan Simons: Kies uw locatie met zorg. Niet elke locatie is aantrekkelijk voor alles. Ga vooral eerst de locatie van uw voorkeur bekijken zodat je weet welke de mogelijkheden zijn en wat er niet kan.

VRAAG 9

Wat zou uw beroep nog aangenamer kunnen maken?

Jan Simons: Meer naambekend. Ik zou graag hebben dat meer mensen zouden weten waar de Lamot site voor staat.

Els Van Royen: Als mensen er zouden toe komen van tijdig te boeken.

Veerle De Bie: Dat organisatoren bewust groene keuzes zouden maken. Minder “waste” creëren door hun organisatie nog beter voor te bereiden en alternatieven te bieden bv. qua milieuvriendelijk vervoer.

Marc Tuyens: Wanneer er meer en beter overleg onderling zou zijn.

Luc Allaerts: Daar er voor ALM in 2011 een zware uitdaging wacht, naambekendheid verwerven in de particuliere markt en rentabiliseren van de nieuwe eventruimte, hoop ik van harte dat we daar snel in zullen lukken, en wij ook niet-business klanten kunnen overtuigen hun event in onze gebouwen te organiseren.  Daar wil ik in 2011 voor gaan. 

Nicolas Boehlen: Dat wij meer bekendheid krijgen als groep. Iedereen kent ons van het kasteel van Brasschaat, maar we hebben ook De groene jager, Hof ter Delft bijvoorbeeld.

Philip De Prest: Mijn beroep zou nog aangenamer zijn indien ik bij de overheid wat meer dynamisme en flexibiliteit zou mogen vaststellen. Elk jaar komen er nieuwe regels en taksen.

Johnny Crijns: Mijn leven zou veel aangenamer zijn als mensen beter zouden betalen.  Een feest heeft bij ons niet plaats als er geen 70 procent als voorschot betaald is.

Als iedereen hieruit de juiste conclusies kan trekken dan verlopen bedrijfsfeesten nog wat interessanter en zijn de mensen die locaties ter beschikking stellen ook gelukkig.

Foto’s: Luc Peeters/Pixelshop

Webdesign Desk02