Facility Management glijdt een nieuw tijdperk in

Redactie
Facility Management
Steven Lambert
COO MCS
Bart Cox
Bouwbedrijf Van Roey
Tanja Barella
IFMA

Facility management deint mee op de disruptieve golven, waardoor ook deze sector via een stroomversnelling een nieuw tijdperk inglijdt. Drie experts praten bevlogen over die veranderingen en over een aanpak die een geducht wapen kan zijn in de War for Talent.

Aan tafel:

Steven Lambert, COO MCS, een software – en consultingbedrijf in Wilrijk dat zowel nationaal als internationaal opereert;

Tanja Barella van IFMA, een platform voor facility management;

Bart Cox van bouwbedrijf Van Roey, waar hij de ‘maintain’ aanstuurt en in die functie vooral met de hard facility bezig is.

Voor het panelgesprek over Facility Management zakten we af naar de Martinushoeve, een idyllisch klinkende naam én gelegen in Zoersel, een bestemming die ook eerder bucolische dan hectische asocciaties opwekt. Voor we over prachtige paadjes konden bollen, kropen we echter urenlang over de autosnelweg, na vol-ledig het meest sarcastische woord uit de Nederlandse taal.

Het gesprek ‘en petite comité’ was bijzonder boeiend en aangenaam, met drie gedreven gesprekspartners.

Facility Management 2.0: futuristisch fundament en beweegbare blokken

Moderator Johan weet de tongen meteen los te krijgen door te stellen dat hij de indruk heeft dat facility management bijzonder complex is geworden.

Unanimiteit bij de aanwezigen: ook vroeger was de job niet eenvoudig, maar in het slechtste geval moest je de puzzelstukken die ‘van hogerhand’ werden aangereikt op de juiste plek leggen. De nieuwe uitdagingen blijken vraagstukken met verschillende onbekenden. De facility manager is geëvolueerd van bouwer in het verleden naar architect in én van de toekomst.

Steven start de gesprekken. “In een ideaal scenario gaan real estate en facility convergeren en wordt er bij het uittekenen van een vernieuwde werkplek of een volledig nieuwe infrastructuur futureproof gewerkt. De proactieve planning heeft een enorme impact op de hele accommodatie. De facility manager volgt de trend van de moderne werkende mens: hij laat zich niet langer in één vakje stoppen. De gebouwbeheerder is anno 2018 een soort consultant geworden, die op zoek gaat naar een optimale ‘user experience’, met infrastructuur en diensten die net als hij zo flexibel mogelijk zijn.

Ik vind dat een positieve evolutie: computers nemen het operationele gedeelte voor een deel over, waardoor wij tijd en energie hebben om onze rol als dynamische denkers op te nemen.” Tanja beaamt en benadrukt dat facility managers niet langer de uitvoerders zijn van beslissingen die al zijn genomen, maar strategische vooruit-denkers, voor wie visie en visionair haast onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden.

Duurzaam én duur zijn geen synoniemen

Bart heeft erg aandachtig geluisterd en levert als ‘afgevaardigde’ van een bouwfirma een bijzonder waardevolle kijk op de geschetste situatie. “Ook wij proberen proactieve prognoses te maken en porren onze opdrachtgevers om hetzelfde te doen. Het klinkt misschien vreemd, maar door bij het begin wat meer uit te geven, kan je in de loop van het traject enorm veel besparen. De ‘denkfase’ is dan ook van essentieel belang: een brede en beweeglijke basis verhoogt de kans op succes aanzienlijk.”

Meten is weten: geen glazen bol maar een glasvezel bol

Mijn vertrouwen in waarzeggers is toch iets minder groot dan bij de Romeinen, die hun lot in dezelfde handen legden waarin net nog ingewanden lagen te lillen en te trillen om bestudeerd te worden. Strategie, visionair: allemaal goed en wel, maar hoe worden facility managers ‘waar-doeners’ in plaats van waarzeggers?

Steven spreekt uit en met ervaring als hij stelt dat facility management nooit nattevingerwerk mag worden. Voor de aanpassing of de bouw van een werkomgeving wordt er bevraagd en gemonitord. Die data worden geanalyseerd en hebben een grote impact op de plannen, die geen statisch document meer zijn maar een dynamisch draaiboek. Bart herkent zich helemaal in Stevens woorden en vult aan: “Eigenlijk zijn we geen maintainmanagers, maar design-build-maintainmanagers: we bouwen niet alleen ‘schepen’, maar gaan ook mee aan boord om bij te sturen en we zorgen ervoor dat het schip veilig de haven bereikt. Of om in bouwtermen te blijven: we bouwen geen luchtkasteel maar een solide slot. In die aanpak gaan we op basis van metingen in de bestaande situatie met een helikoptervisie vooruitblikken.”

Tanja is de laatste getuige om het huwelijksregister van technologie en toekomstvisie te ondertekenen: “Onze voorstellen zijn geen subjectieve stellingen, maar concrete analyses op basis van sensorische metingen.”

Innovatie en efficiëntie, of hoe je toch grote sprongen kan maken in een kleine ruimte

Een attractieve arbeidsomgeving blijkt een belangrijke factor in de War for Talent.

Faciliteiten waar efficiënt werken en prettig leven naadloos samengaan, worden bijzonder gewaardeerd. Maar met snufjes als fusion kitchen, strijkdiensten en fitnesszalen, blijft de vraag: wie gaat dat betalen?

Tanja snijdt het onderwerp aan: “Het volstaat echt niet meer om kantoorruimte aan te bieden, ook al gebeurt dat nog vaak. Blije werknemers hebben een extreem positieve impact op die mensen zelf én op hun arbeid. Wie zich kan ontspannen, zal zich nadien extra hard inspannen.”

Steven knikt uitbundig en gaat dieper in op de materie: “Opdrachtgevers willen meer innovatie maar willen niet meer uitgeven. De oplossing is efficiëntie: minder in ‘vierkante meter’, maar polyvalenter en beter. Door de bezetting rigoureus in kaart te brengen, kan je vaak enorm besparen op omvang en exponentieel vooruitgaan qua mogelijkheden.

Doorgedreven detectie als basis voor slimme selectie

Steven is op dreef. “Wij kijken steevast door de ogen van de volgende gebruiker door kritisch in te zoomen op de huidige gebruiker: we trachten innovaties te faciliteren door bestaande ‘dwalingen’ te supprimeren. Vergaderzalen die 90 % van de tijd leegstaan? Skip! Blijkt op basis van sensorische metingen dat een deel van het gebouw veel minder wordt gebruikt? Prima, dan moet de poetsdienst niet elke dag passeren. Zijn er op dinsdag veel dames aan het werk? Dan is dat misschien het moment om meer slaatjes op het menu te zetten en het andere aanbod te beperken, zodat een minimum wordt weggegooid. Met die besparing kan dan een pizzaoven worden gekocht. Slim schrappen is dé manier om voor hetzelfde budget veel meer te bieden. Bij Axa is men van 1 werkplek per werknemer naar 0,6 gegaan, en die efficiënte evolutie zorgde voor een innovatieve en zeer gesmaakte revolutie, met een state of the art gebouw en dito diensten die charmeren en inspireren.”

Bart gelooft daar ook in. Meer nog, met Van Roey slaagt hij erin om projecten uit te werken waarbij er heel wat extra’s worden gerealiseerd voor een identiek of zelfs goedkoper prijskaartje.

De toekomst? Efficiëntie en polyvalentie troef!

Ik vraag me af op welk vlak die innovaties en optimalisaties zich situeren. Ik ben niet het type dat wild wordt van een veganistische maaltijd en een zelfreinigend toilet staat ook niet hoog op mijn verlanglijstje.

Tanja stelt dat de drang naar efficiëntie vooral wordt ingegeven door de wil om de handen vrij te hebben voor de dingen die men graag en goed doet.

In die optiek verandert er heel wat: “Meer en meer bedrijven verhuizen opnieuw naar de stad omdat dat qua mobiliteit veel eenvoudiger is. Ook flexibel werken wordt steeds beter gefaciliteerd: satellietverbindingen halen elke vorm van amateurisme uit conference calls. De hele aanpak van facility management is ook een stuk ‘democratischer’ geworden: werkgevers luisteren echt naar hun personeel, met efficiëntie en welbevinden als dubbele doelstelling.

Steven stelt dat er een krachtige motor zit achter de drang naar efficiëntie: “Elektronische enquêtes en sensoren leveren een schat aan data om op te bouwen. De mogelijkheden met sensoren zijn haast onbeperkt. Veel mensen in dezelfde ruimte geregistreerd? Dan zal de verwarming automatisch een tikje lager gaan. Op zoek naar een vrije ruimte? Een blik op je smartphone toont de bezetting van de gebouwen in real time. Onze taak bestaat erin om een sterke maar soepele schakel te vormen tussen al deze data en the internet of things.”

Bart beaamt dat er een zee aan mogelijkheden is. Hij ziet dat de neuzen in dezelfde richting wijzen, maar dat er soms niet verder wordt gekeken dan die neuzen lang zijn: door te besparen op korte termijn beperkt men de mogelijkheden op lange termijn.

“Wij geven de raad om niet te kortzichtig te besparen in een initiële fase door bijvoorbeeld het aantal sensoren te beperken. Kortzichtig kan je hier zelfs letterlijk nemen: als je te weinig sensoren plaatst en je gaat wat veranderen aan de oorspronkelijke indeling van het gebouw, verlies je ook de sensor en zijn ‘blik’ op de situatie. Ik wil de bouwkosten niet minimaliseren, maar toch even relativeren: bij facilityflats is de menselijke kost voor de dienstverlening al even groot als de bouwprijs na tweeënhalf jaar.Termijnvisie is in die optiek belangrijk: je zou het voor-denken in plaats van na-denken kunnen noemen. Door technologisch een stapje voor te zijn, kan je de menselijke inspanningen en de daaraan gekoppelde kosten soms ingrijpend reduceren.

Een voorbeeld van Steven maakt het allemaal wat bevattelijker. In de zorgsector is de loonkost vaak erg hoog. Bepaalde zaken kunnen perfect door robots uitgevoerd worden: een robot kan de maaltijden bezorgen en achteraf ophalen. Voorwaarde is dat de liften, de deuren en de gangen ‘robotproof’ zijn. Daar moet je dus op voorhand over nagedacht hebben, want aanpassingen in de loop van het parcours zijn tijd-en geldrovend.

Kmo’s: dare to share en beoog meer dan middelgrote ambities!

In dit bijzonder openhartige en hartelijke gesprek wordt niet met bedragen gegoocheld, maar ik vermoed dat futuristische facility over getallen met veel cijfertjes gaat.

Lijkt kmo dan niet alleen klankgewijs op Calimero, maar deelt het ook het devies ‘ik ben groot en zij zijn klein en dat is niet eerlijk’? Draait ‘de grote sprong voorwaarts’ voor bescheiden bedrijven en startups uit op een val in de afgrond?

Bart werkt vooral voor grotere bedrijven, maar hij is ervan overtuigd dat de mogelijkheden legio zijn voor kmo’s. Heel belangrijk is om als kmo die proactieve denkoefening zelf te doen en je af te vragen wat je nodig hebt en wat niet. Zijn locatie en transport voldoende, of heb je echt behoefte aan een strijkdienst en een reusachtige vergaderruimte? Ben je meestal op de baan of heb je echt nood aan een volledig functionele en geïsoleerde werkruimte?

Steven benadrukt het belang van een functioneel en flexibel ecosysteem, waar het geheel meer is dan de som der delen en waar iedereen –soms letterlijk- zijn steentje bijdraagt. Rond het nieuwe VRT-gebouw verrijst een hele mediaomgeving , er ontstaan medische clusters en flexibele werkplaatsen (zie dossier) blijken een magisch magnetisme uit te stralen. Veel grote bedrijven gaan een deel van hun infrastructuur beschikbaar stellen voor kleinere collega’s: zij blijven de baas, maar tonen wel de bereidheid om te verhuren aan de buren.

Ook bijval van Tanja: “Ook voor kmo’s is het belangrijk om verder te kijken dan de initiële kost. Een kantoor huren lijkt vaak duur, maar heel wat zaken worden voor je gedaan, van onthaal van klanten over poetsen tot catering en strijkwerk. DIY is dan wel een mooie hype, maar op de werkvloer is die contraproductief: alles zelf doen kost tijd, energie en uiteindelijk ook geld.”

Facilité management

Een optimale werkplek ligt dus ook voor kmo’s binnen handbereik. Maar wat willen we nu eigenlijk? Wat biedt die aantrekkelijke arbeidsomgeving? Even een gekende oneliner in een andere context: de grootte is niet belangrijk, wel wat je ermee doet.

Bart is duidelijk: “Bij de factuur van een kantoor ligt de focus op de diensten, niet op de grondoppervlakte. Als kmo kan je perfect inhaken bij een grotere organisatie die een waaier aan diensten aanbiedt.”

Tanja beaamt en verduidelijkt: “Omdat de werkvloer de plek is waar veel volwassenen de meeste tijd doorbrengen, is het een plek die in een economisch ecosysteem niet mag verwaarloosd worden. Veel ‘diensten’ verhuizen van de huiselijke sfeer naar de werkvloer: winkels, pinautomaten, postpunten, droogkuis, catering, massage.”

Grenzeloos ‘gemak’ faciliteren wordt ook in Stevens aanvoelen primordiaal: “Werknemers willen graag een versnelling hoger schakelen voor hun werkgever als andere besognes wegvallen. Tanja somde een heel aantal diensten op die uit-huizig zijn geworden en Sodexo gaat een stap verder, door met work-life diensten aan te bieden die de werkgever organiseert en waarvan de werknemer ook thuis profiteert.”

Gewapend met veel inzichten rij ik naar huis. Zouden de bedden al opgemaakt en de ramen gepoetst zijn?

Webdesign Desk02