Voor je een vergadering of feest organiseert, pleeg overleg met de locatie van je voorkeur

Freddy Michiels
Vergader-, Educatie & Seminariefaciliteiten
Luc Allaerts
Klara De Smedt
Inge Marstboom
Karina Misplon
Tanja Piessens

Vergaderen is een belangrijk onderdeel van het communicatiebeleid van een bedrijf. Een gebrek aan verstandige communicatie kan zware gevolgen hebben zoals de actualiteit voortdurend aantoont. Vergaderen is een middel om beter te leren communiceren en om alle neuzen in dezelfde richting te brengen.

Er zijn meerdere vormen en manieren van vergaderen, maar allemaal hebben ze met elkaar gemeen dat de manier waarop feestelijke en andere bijeenkomsten georganiseerd worden als een visitekaartje geldt voor de organisator. Geen enkel bedrijf kan zich veroorloven om een organisatie amateuristisch in elkaar te timmeren, onvoldoende rekening te houden met de kwaliteitsnormen van het ogenblik, want mensen kunnen vandaag onbeperkt vergelijken.

Waar moeten we rekening mee houden als we een vergadering organiseren? Welke zijn de voordelen van het ruime aanbod locaties die vandaag beschikbaar zijn. We stelden de vraag aan een reeks experts uit de sector en waren zeer benieuwd naar de antwoorden.

Gaven gevolg aan onze uitnodiging om samen het ontbijt te nuttigen en de lezer te informeren over de actualiteit van het vergaderen:

  • Luc Allaerts (ALM Vergadercentrum)
  • Klara De Smedt (Designcenter Winkelhaak)
  • Inge Marstboom (Stad Antwerpen)
  • Karina Misplon (Feestzaal Scala)
  • Tanja Piessens (Utopolis)
  • Jan Simons (Lamot Congres- en Erfgoedcenter)
  • Nicolas Vanden Eynden (Gent ICC)
  • Els Van Itterbeeck (Brouwerij Het Anker)
  • Els Van Royen (Horta & Spiegelzaal Paleis op de Meir)
  • Eric Van Steerteghem (Feestzaal Scala)
  • Paul Wuyts (Feestzaal Scala)

Na een heerlijk ontbijt in de kwaliteitstraditie van feestzaal Scala in Beveren, konden we aan de slag. We noteren: 15 november 2011.

 Feestelijkheden zijn korter geworden 

Heeft het bedrijfsleven opnieuw de draad van de vergaderingen of feestelijkheden opgenomen? Wordt er opnieuw met meer stijl en zin voor kwaliteit vergaderd?

Els Van Royen: Laten we zeggen dat op dit ogenblik de toestand gestabiliseerd is, nog niet gegroeid. Er is wel opnieuw meer budget beschikbaar en dan vooral voor de kwaliteit van de catering. Daar waar we een tijdje geleden ondervonden dat een broodjesmaaltijd de voorkeur genoot, wordt vandaag opnieuw meer uitgebreider getafeld als onderdeel van de vergadering.

Eric Van Steerteghem: Het is onze ervaring dat voor personeelsfeesten de budgetten eerder gedaald dan gestegen zijn. Er wordt makkelijker overgegaan naar een receptievorm dan naar een uitgebreid dineerpatroon. We ondervinden ook dat de feestelijkheden korter in tijd gepland worden dan vroeger en dat er een zeer strikte lijn gevolgd wordt op het vlak van het alcoholverbruik. Sommige bedrijven voorzien groepsvervoer naar onze zaal omdat ze het risico niet willen lopen dat de genodigden teveel zouden drinken en toch nog het eigen voertuig zouden gebruiken.

Jan Simons: Bedrijven gaan vandaag in elk geval bewuster met budgetten om.

Inge Marstboom: Men is ook selectiever geworden. De invulling van een feest is ook educatiever geworden, men brengt meer onderwerpen waarvan de aanwezigen wijzer worden. Feestzalen worden ook meer vergeleken met elkaar vooraleer een beslissing genomen wordt. Sommigen zijn op zoek naar een meer alternatieve aanpak.

Els Van Itterbeeck: Bedrijven willen absoluut een passend kader voor hun evenement. Er wordt meer aandacht geschonken aan het authentieke. Ik kan alleen maar bevestigen dat een educatieve invulling belangrijker geworden is. Men is ook mindereisend geworden, heb ik de indruk.

Luc Allaerts: Met dit laatste ben ik zeker niet akkoord. De klanten willen vandaag meer dan ooit gebruik maken van een hightech infrastructuur. Tenminste bij ons toch.

Els Van Itterbeeck: Klopt, maar daarnaast heb je heel wat bedrijven die net niet op zoek zijn naar een hightech infrastructuur en zeker zo veel belang hechten aan de omgeving, sfeer, algemeen kader.

Klara De Smedt: Er is een verschil tussen een vergadering en een evenement. Een vergadering moet in de eerste plaats informerend zijn. Een evenement moet de aanwezigen aanspreken, bekoren. Wij zijn als Winkelhaak gekend voor ons design imago. Bij ons zitten alleen maar mensen die creatief bezig zijn en daardoor hebben we een aparte plaats in de markt ingenomen.

Jan Simons: Wij stellen vast dat hoe langer hoe meer gecombineerd wordt: het nuttige koppelen aan het aangename. Wij bieden in elk geval een zeer breed pakket aan mogelijkheden aan vanuit de stad Mechelen om mensen naast hun manifestatie in onze zalen, ook nog geleide bezoeken e.d. aan te bieden.

Els Van Itterbeeck: Ik kan alleen maar bevestigen dat bedrijven die komen vergaderen in de brouwerij er zeer vaak een brouwerijbezoek met degustatie aan koppelen. Het aanbod vanuit de brasserie waar aandacht besteed wordt aan foodparing – het juiste bier bij het juiste gerecht – maakt een geheel rond voor een meetingdag in de brouwerij.

Paul Wuyts: Wat ons opvalt is dat men vandaag hetzelfde van vroeger wil bereiken maar dan met minder geld. Het culinaire is opnieuw belangrijker geworden. Er worden opnieuw warme maaltijden aangeboden.

 Er wordt vandaag efficiënter vergaderd

Wat is de gemiddelde bezettingsgraad van uw zalenaanbod? Wat is er de voorbije 10 jaar veranderd bij de klanten die vergaderingen organiseren? Of is er niets veranderd in mentaliteit en aanpak?

Jan Simons: Wij hebben alle dagen evenementen in ons complex. De bezettingsgraad is dus een groot succes. Natuurlijk brengt het ene evenement meer volk over de vloer dan het andere, maar elke dag gebeurt er iets bij ons.

Inge Marstboom: De aanvragen worden evenwichtig verdeeld over de verschillende diensten en locaties die wij als stad Antwerpen ter beschikking stellen. De bezettingsgraad wordt statistisch niet uitgedrukt in aantal aanwezigen.

Nicolas Vanden Eynden: Wij hebben gemiddeld 500 à 1000 bezoekers per evenement, gespreid over de diverse zalen die wij ter beschikking stellen. Het aantal activiteiten stijgt bij ons maar het aantal deelnemers daalt. Meerdaagse evenementen worden eerder herleid naar een eendagsmanifestatie.. Ook wordt na de ontvangst sneller dan vroeger meteen begonnen met de dagorde.

Luc Allaerts: Dat is ook bij ons een vaststelling. Het is afhankelijk van het soort manifestatie natuurlijk maar er is zeker een wil aanwezig om efficiënter te vergaderen.

Klare De Smedt: Er is ook zo’n geweldig aanbod van vergaderlocaties, die allemaal hun eigen charme hebben. Elke locatie trekt een specifiek publiek aan.

Tanja Piessens: Wij stellen vast dat vooral opleidingen onder de crisis te lijden hebben. Vervelend is wel dat bedrijven of organisaties een optie nemen op een zaal en dan niets meer van zich laten horen. Wij krijgen dan andere aanvragen voor diezelfde datum en plots komt enkele dagen voor de manifestatie de organisatie van de eerst genoemde optie aan de deur kloppen om zijn evenement te bespreken. Er wordt toch nog veel op het laatste ogenblik beslist.

Nicolas Vanden Eynden: Wij noteren vaak 2 à 3 opties omdat de klant laat beslist. Bij late beslissingen durven we de prijs wel eens uitspelen. Bij ons is er één aanspreekpunt die alle contacten met de klant onderhoudt.

Inge Marstboom: Bedrijven verwachten dat alles voor hen geregeld wordt maar hebben zelf niet altijd die discipline om dat ook naar ons toe te doen.

Klara De Smedt: Wij bieden geen diensten aan, alleen de ruimte omdat onze klanten ook alleen maar een lege ruimte zoeken die ze dan naar eigen goeddunken en mogelijkheden zelf willen aankleden. Meestal gaat het om reclamebureaus of ontwerpers en die wensen liever zelf hun stempel te drukken.

Jan Simons: Bedrijven werken bij ons niet altijd met tussenpersonen. Zij regelen bij ons alles zelf. Wij bieden alle diensten aan. De klant heeft slechts één aanspreekpersoon en dat is Lamot.

Eric Van Steerteghem: Evenementenbureaus maken het zich soms wel al te gemakkelijk. Meestal vragen ze aan ons om alles te verzorgen

 Men is meer op zoek naar huiselijke sfeer

 Wordt er over de prijs van de samenwerking onderhandeld? Worden prijzen door de potentiële klanten uitgespeeld tussen de verschillende aanbieders? En in hoeverre staan jullie prijsonderhandelingen toe?

Eric Van Steerteghem: Bij ons krijgen de klanten vanaf de eerste aanvraag de juiste, correcte prijs. Daar wordt zelden nog verder over gepraat omdat onze prijzen goed in de markt liggen omdat we alles zelf doen, in eigen huis.

Jan Simons: Wij zijn geen cateringbedrijf. Onze prijzen betreffen dus uitsluitend de huur van de locatie. In de prijs zitten alle toebehoren inbegrepen. Ook de personeelsinzet van Lamot.

Luc Allaerts: Wij zijn zeer flexibel en bieden ofwel een totaalpakket aan of bespreken met de klant wat hij los wil. Alles is mogelijk en bespreekbaar tegen een correcte prijs. Het is allemaal afhankelijk van wat de klant vraagt.

Nicolas Vanden Eynden: Bij ons kunnen de meeste grote zalen opgesplitst worden . Er zijn natuurlijk zwakkere periodes zoals tijdens schoolvakanties bijvoorbeeld. In die periode kan er over de prijs gepraat worden, in functie van wat men nodig heeft.

Els Van Royen: Wij zullen nooit onder de prijs gaan want dat is niet eerlijk tegenover andere klanten. Bovendien: alles heeft een kostprijs. Buiten ons standaardaanbod werken we graag op maat, volgens voorkeur en budget van de klant. 

Tanja Piessens: Onze standaardprijzen zijn strak berekend en daar zit geen spelingmogelijkheid op. Maar ook wij maken pakketten voor manifestaties en dat is wel voordeliger. Maar wel voor alle klanten voor dezelfde vraag dezelfde prijs.

Jan Simons: Wij geven ook een volumekorting. Wie meermaals een ruimte afhuurt krijgt hierop een korting. We hebben zopas ons auditorium vernieuwd en uitgerust met de modernste apparatuur en bedieningsmateriaal. Dit is bij ons allemaal in de prijs inbegrepen. Een vaste prijs dus. We willen dat alles echt “af” is en werken daarom alleen met eigen bedrijven of leveranciers.

Klara De Smedt: Wij hebben al evenementen gemist omdat we met een vaste cateringdienst werken. De klanten kunnen kiezen tussen enkele cateringbedrijven die vast met ons werken en die ook onze infrastructuur kennen.

Nicolas Vanden Eynden: Wij werken ook met vaste leveranciers die ons kennen en die onze mogelijkheden kennen. Alle leveranciers bevinden zich binnen een straal van 20 km van ons gebouw. Zo verminderen we de CO2-uitstoot. Bedrijven of organisaties die een andere cateringleverancier willen dan onze eigen cateringleveranciers die betalen een cateringrecht waarvan een deel naar de eigen cateringleverancier gaat.

Komen klanten regelmatig terug of zijn klanten er veeleer op uit om telkens een nieuwe locatie te zoeken? Hoe groot is de herhalingsbusiness?

Tanja Piessens: In Mechelen is men vaak op zoek naar nieuwe plaatsen. Niet omdat men niet tevreden is met de bestaande locaties maar wel omdat men voortdurend op zoek is naar iets nieuws waarmee ze klanten kunnen verrassen.

Els Van Itterbeeck: Daarnaast zijn er veel bedrijven die toch een thuisgevoel wensen te creëren en opteren hun meetings op hetzelfde adres te organiseren. Ook naar interne communicatie rond specifieke info van de locatie loopt dit als ‘vaste klant’ veel vlotter.

Jan Simons: Wij zijn nu vijf jaar bezig en hebben een degelijke portefeuille opgebouwd. Wij hebben de indruk dat de klanten graag terugkomen naar het Lamot Center, ook omdat ze een goede mix krijgen van mogelijkheden. Techniciteit in combinatie met erfgoed.

Inge Marstboom: Vaak wordt er te gemakkelijk geoordeeld maar er is maar één regel die alles bepaalt: service en kwaliteit. Klanten willen op maat bediend worden.

Nicolas Vanden Eynden: Er zijn vele groepen zoals Kinepolis die grote inspanningen doen om hun zalen ook voor andere evenementen te verhuren. Wij moeten blijven meedenken met onze klanten, hen inspireren en zoveel mogelijk praten.

Elke locatie heeft zijn charme in functie van wat de klant zoekt

Zijn er zaken waarvan u vindt dat klanten, opdrachtgevers, te weinig rekening mee houden? Uit onwetendheid of onervarenheid eventueel?

Jan Simons: Wij moeten de klanten leren nadenken zodat ze duidelijk weten wat ze willen en dat ons zo snel mogelijk ook mededelen. We kunnen pas meedenken met de klant als we weten wat de klant wil.

Els Van Royen: Soms moet je inderdaad lang op mensen inpraten om duidelijk te weten wat ze willen. Men is gemakkelijk nonchalant in de communicatie.

Paul Wuyts: Het komt toch nog veel voor dat je pas de laatste dagen voor de manifestatie duidelijke informatie krijgt, zowel over het soort evenement dat ze willen, het aantal deelnemers enzovoorts.

Els Van Itterbeeck: Mensen mogen tot laat reserveren, we zullen ze altijd naar best vermogen trachten te helpen, maar het is inderdaad beter dat men ons tijdig informeert, zo kunnen we meedenken en beter inspreken op de specifieke vraag

Inge Marstboom: Mensen vinden te gemakkelijk alles vanzelfsprekend. Ze willen voor de deur parkeren. Je moet soms met zoveel rekening houden en dat wordt altijd maar moeilijker als men tot op het laatste ogenblik wacht om een evenement vast te leggen.

Els Van Itterbeeck: Een heel moeilijk punt is bijvoorbeeld dat mensen voor 100 personen reserveren en dat er slechts 50 personen opdagen. Wat doen jullie in dat geval.

Luc Allaerts: Wij rekenen het aantal personen aan waarvoor gereserveerd werd. Wij hebben tenslotte ook alle voorzieningen getroffen voor het aantal personen waarvoor gereserveerd werd.

Els Van Royen: Tot een week voor de manifestaties mogen ze bij ons de aantallen nog veranderen en daar wordt dan rekening mee gehouden, maar als de aantallen later veranderen wordt rekening gehouden met het aantal waarvoor gereserveerd werd, behalve als er meer gasten zijn dan voorzien.

Nicolas Vanden Eynden: Voor wat de catering betreft mogen ze bij ons niet meer dan 10% afwijken van de bestelling.

Els Van Itterbeeck: Je moet ervoor zorgen dat dergelijke zaken ook duidelijk in de offerte vermeld worden.

Wat zijn de voornaamste redenen waarom iemand u uitkiest voor zijn evenement? Wat is de meerwaarde die u uw klanten tracht aan te bieden? Zijn er troeven die u speciaal in de kijker plaatst in de fase van de offerte bijvoorbeeld?

Nicolas Van den Eynde: In ons geval is dat de makkelijke bereikbaarheid. De parking. We liggen op wandelafstand van het Sint-Pietersstation. Er zijn verschillende lijnbussen die voor onze deur passeren. Maar ook het gebouw bij ons heeft een duidelijke aantrekkingskracht op het vlak van duurzaamheid, diversiteit, 13 vergaderzalen, een auditorium voor 1000 personen enz.

Jan Simons: Bij ons speelt de bereikbaarheid zeker ook een rol. Mechelen ligt ook centraal tussen Brussel en Antwerpen. Maar ik denk toch dat mensen gecharmeerd zijn door het erfgoed en de service die wij te bieden hebben.

Els Van Royen: Bij ons speelt ook het historisch karakter een rol. Wij stellen ook begeleide wandelingen voor aan voor de partners van de seminaristen bijvoorbeeld.

Els Van Itterbeeck: Het unieke kader van een brouwerij speelt bij ons een grote rol. Men kan ook inzage krijgen in het ambachtelijk karakter waarmee onze brouwerij geleid wordt. Dat maakt van onze locatie echt een charmelocatie. Daarnaast is de combinatie van brouwerij/brasserie/hotel/seminarie een bijzondere en dankbare troef.

Klara De Smedt: Bij ons is de architectuur de trekker. We hebben publiek parking in de buurt. Wij werken wel in een zeer aparte niche, maar voor iedereen die met stijl en design bezig is, denken we dat we een meerwaarde te bieden hebben.

Luc Allaerts: In het geval van ALM is het vooral de grote variëteit aan mogelijkheden die een rol speelt, de goede ligging met parking voor de deur en met technisch vooruitstrevende infrastructuur.

Wat zijn tegenwoordig de betalingsvoorwaarden die in de sector gangbaar zijn? Is het betalingsgedrag van de klanten aanvaardbaar? Worden afspraken door de klanten correct nageleefd?

Luc Allaerts: Wij werken met een voorschot. Het bedrag van de catering moet op voorhand betaald worden. Bij grote evenementen wordt ook op de huur van de zalen een voorschot gevraagd.

Nicolas Van den Eynde: Het is afhankelijk van het type activiteit. Gebruikelijk bij ons is 10% waarborg bij ondertekening van het contract, 6 maanden later 50% en de dag zelf 40%. Behalve de catering.

Els Van Royen: Wij vragen 50% voorschot op het totaalbedrag. Als het om contracten gaat op lange termijn vragen we 10% bij het vastleggen van de zaal. In een later stadium volgt dan de tweede voorschotfactuur.

Wat moeten we onze lezers verder nog aanraden om rekening mee te houden?

Nicolas Van den Eynde: Service en flexibiliteit is het belangrijkste. Verder vraag ik aan iedereen om toch mee te denken aan de duurzaamheid.

Inge Marstboom: Duurzaamheid, absoluut akkoord maar de klanten willen daar niet méér voor betalen. 

Jan Simons: Het kader dat door de overheid gecreëerd wordt is zeer belangrijk.

Luc Allaerts: Zou het niet opportuun zijn dat alle eigenaars van vergaderzalen overkoepelend activiteiten ontwikkelden en communiceren naar de bedrijfswereld? In Brussel gebeurt dat met veel succes. Waarom doen wij dat niet?

Klara De Smedt: Misschien wordt de klant wel te weinig geïnformeerd over de mogelijkheden die we allemaal samen te bieden hebben.

Els Van Itterbeeck: Ik vind het een goed idee van de diversiteit van locaties onder de aandacht te brengen.

De voornaamste conclusie blijft: wanneer je een vergadering of feest wil organiseren, overleg dan tijdig met de locatie van je voorkeur. Zo zullen al vele misverstanden heel gemakkelijk voorkomen kunnen worden.

Foto’s: Wilfried Deferme

Webdesign Desk02